Ein Beispiel aus der Praxis:

Das Fassungsvermögen einer CD- Recordable beträgt ca. 30 Aktenordner (2 lfd. Meter Akten). Dies bedeutet, dass ca. 1.000 Aktenordner (70 ldf. Meter Akten) sich auf ca. 33 CD-Recordables speichern lassen.
Der Zugriff erfolgt über die gewohnten Suchbegriffe wie RechnungsNr., LieferscheinNr. KundenName o.ä. d.h. hier ist keine Umgewöhnung auf der Kundenseite notwendig.
Alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente können über verschiedene Schlüsselfelder miteinander verknüpft werden, so dass diese bei der Suche nach einem Dokument auch Zugriff auf die bereits abgelegten Dokumente aus dem Vorgang erlauben (z.B. LieferscheinSuche-Zugriff auf die Rechnung).
Die Auswertung mit Hilfe von FormularleseSoftware oder OCR-Erkennungs-Software ist eine zeitsparende Lösung.
Unterschiedlichste Dokumente und Formulare werden elektronisch bearbeitet. Die Markierungsfelder, Adressfelder oder Barcodes etc. werden ausgelesen, validiert und dem Dokument zugeordnet. Die so gewonnenen Daten werden in Datenbanken oder in elektronische Archivsysteme abgelegt und sind so jederzeit recherierbar.